Universidad del Magdalena

¿Dónde se encuentra información sobre el proceso de Contratación?

Página principal de COGUI+ - en el siguiente link: https://cogui.unimagdalena.edu.co/Documentos, En la sección “Apoyo” en la opción “Gestión de Contratación”. Allí encuentra información de los procedimientos, minutas y formatos del proceso.

¿Cómo es el trámite para solicitud de un certificado contractual?

El proceso para el trámite de solicitud de certificados contractuales se puede consultar en el siguiente link: https://unimagdalena.edu.co/Content/Public/Docs/Informes/instructivo.pdf. La solicitud de certificado contractual de cualquier tipo de orden o contrato debe enviarse al correo electrónico certificadocontratos@unimagdalena.edu.co

¿Dónde se realiza el registro en el Directorio de Proveedores y/o Contratistas?

La persona natural o jurídica interesada debe ingresar a cualquiera de los siguientes link, de acuerdo a su naturaleza jurídica y realizar el registro correspondiente:

Persona Natural  Persona Jurídica

¿Cómo se puede realizar un sondeo comercial y cuál es la importancia del mismo?

Es el mecanismo que realiza la Unidad Gestora y por medio del cual se establece la oferta potencial y el valor estimado del presupuesto oficial de los bienes y/o servicios a contratar. Este sondeo puede efectuarse por medio físico, electrónico o vía telefónica, y por cualquier otro medio documentado que permita verificar las condiciones en el mercado del bien o servicio requerido por la unidad gestora. El sondeo es parte esencial de la memoria técnica del proceso de contratación, en la conformación de los estudios previos o el de oportunidad y conveniencia según sea el caso y cuando aplique conforme a la modalidad de selección del contratista; es uno de los factores más importantes en la etapa de planeación de un contrato, por cuanto permite identificar además de la disponibilidad del bien o servicio en el mercado, el cumplimiento o no de las especificaciones técnicas requeridas, las características ofrecidas, el valor estimado, los posibles oferentes, si existe a nivel nacional o internacional y demás información pertinente para la toma objetiva de decisiones frente al tipo de contrato que procede conforme a nuestro Estatuto de Contratación.

¿Es obligatorio tener tres (3) cotizaciones para poder hacer un sondeo comercial/ mercado?

No es obligatorio, sin embargo, si es necesario que las unidades realicen un sondeo de mercado que permita establecer las condiciones de adquisición de un bien o servicio. Realizando las acciones o actividades que cada Unidad Gestora considere pertinentes para verificar la disponibilidad, valor estimado y los posibles oferentes de ese bien o servicio dentro mercado; de todo lo cual debe obrar constancia en copia dura o registro electrónico como parte de la etapa de planeación del contrato que se pretende realizar.

¿Se puede terminar un contrato u orden sin haber iniciado la ejecución?

La unidad gestora deberá enviar un informe al ordenador del gasto junto con los documentos de la etapa pre- contractual para proceder a autorizar el acta de resciliación.

¿Es requisito la aprobación de la garantía única de cumplimiento para iniciar la ejecución de un contrato u orden?

Sí, la ejecución de los contratos u órdenes requerirá de la aprobación de la garantía, en caso de haberse establecido. Por lo tanto, la garantía de cumplimiento debe estar aprobada antes del inicio del plazo de ejecución del contrato u orden.

¿Cómo proceder ante un eventual incumplimiento del objeto contractual?

En primer lugar, es importante recordar que, dentro de las labores del supervisor/interventor del contrato u orden, se encuentra solicitar o requerir al contratista el cumplimiento del objeto contractual de manera idónea y oportuna en las condiciones que fueron pactadas, es decir con las especificaciones técnicas, condiciones de calidad y dentro del plazo establecido en el contrato.

En los contratos amparados por pólizas es importante remitir copia a la aseguradora de todas las comunicaciones. Si a pesar del requerimiento realizado por el supervisor del contrato, persiste el incumplimiento, el supervisor debe enviar un informe técnico detallado de la situación al ordenador de gasto, en el cual se establezca claramente a cual contrato u orden se hace referencia (número de contrato u orden), indicando las circunstancias del incumplimiento, la fecha en la que debía estar ejecutado o en caso de haberse recibido a satisfacción, la fecha en la que se presentó el daño, la cuantía y la causa del mismo, y si este es plenamente atribuible al contratista. Al informe referido debe anexar toda la documentación contractual pertinente y los soportes a que haya lugar.

El ordenador de gasto con el apoyo del Grupo de Contratación de conformidad con el informe técnico, procederá a iniciar el trámite correspondiente de conformidad con lo establecido en la Resolución Rectoral N° 828 del 30 de noviembre de 2018 "Por medio de la cual se reglamenta el procedimiento sancionatorio administrativo contractual en la Universidad del Magdalena". Con el fin de requerir tanto al contratista como a la aseguradora.

¿Cómo se cumple con el principio de planeación de un contrato?

La planeación propende por la definición oportuna y suficiente de las necesidades de contratación requeridas para el cumplimiento de la misión institucional. 

En esta etapa se debe realizar por parte de la unidad gestora del proceso todas aquellas acciones que de manera organizada y documentada permitan identificar y priorizar las necesidades, así como las posibles soluciones, sus potenciales proveedores, la asignación de recursos y se prevean los riesgos inherentes al proceso y las medidas o estrategias para eliminarlos, reducirlos o contenerlos; todo lo cual deberá hacer parte de la memoria técnica del proceso (Estudios previos o de oportunidad y conveniencia).

Así bien, se cumple con este principio cuando la unidad gestora del proceso realiza de manera objetiva el análisis necesario para identificar:

• El objeto del requerimiento
• Especificaciones técnicas
• Coherencia con las políticas, planes, programas y proyectos institucionales
• El valor de los bienes o servicios a contratar en condiciones normales de mercado, a través de criterios técnicos y objetivos.
• Verificar la disponibilidad presupuestal y adelantar los tramites a que haya lugar para contar con aquella en los términos previstos en el régimen presupuestal de la Universidad y en su Estatuto de Contratación.