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Glosario

Acción correctiva

Acción para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseada (ISO 9000: 2000, cláusula 3.6.5). Es decir, ésta actúa sobre las causas de no conformidades que ya se han presentado.


Acción preventiva

Acción para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación no deseada (ISO 9000:2000, cláusula 3.6.4). Es decir, ésta actúa sobre las causas de no conformidades que no han ocurrido.


Acreditación

Acto por el cual el Estado adopta y hace público el reconocimiento que los pares académicos hacen de la comprobación que efectúa una institución sobre la calidad de sus programas académicos, su organización y funcionamiento y el cumplimiento de su función social.


Actitud

Disposición de ánimo manifestada de algún modo.


Acto administrativo

Actos que dictan los Órganos de Gobierno de la Universidad.


Acuerdo académico

Acto Administrativo expedido por el Consejo Académico. (Estatuto General).


Acuerdo superior

Acto Administrativo expedido por el Consejo Superior. (Estatuto General).


Acuse de recibo

Agradecimiento de canje enviado a las instituciones con las cuales se realizó el mismo. Enviado en formato de correo electrónico, carta o formato predeterminado por la institución con la cual se realizó el canje.


Admitidos

Personas que surtieron el proceso de realización de prueba de admisión y luego de ser seleccionado entrego en las fechas establecidas la documentación requerida por la Universidad


Aptitud

Capacidad y buena disposición para ejercer o desempeñar una determinada tarea, función, empleo, etc.


Archivo central

Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo urgentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. (Tomado del Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la Nación – Reglamento General de Archivos).


Archivo de gestión

Es aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. (Tomado del Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la Nación – Reglamento General de Archivos).


Auditor

Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. Nota: El equipo Auditor es el conjunto de uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría. Un auditor del equipo auditor se designa como auditor líder o jefe del equipo. El equipo auditor puede incluir auditores en formación y cuando sea preciso, expertos técnicos. Los observadores pueden acompañar al equipo auditor, pero no actúan como parte del mismo.


Auditor líder

Auditor competente para dirigir y efectuar las auditorías. Jefe del equipo auditor.


Auditoría

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión o grado en que se cumple los criterios de auditoría. Las auditorías internas, denominadas en algunos casos como auditorías de primera parte, se realizan por, o en nombre de la propia organización para fines internos y pueden constituir la base para la autodeclaración de conformidad de una organización.


Autoevaluación

Es el Mecanismo mediante el cual los programas y la IES se examinan constantemente y trabajan por el aseguramiento de la calidad de los procesos académicos y administrativos.


Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.


Ayre

Sigla utilizada para identificar el sistema de información del Grupo de Admisiones, Registro y Control Académico de la Universidad.


Backup

(Copia de seguridad) Es la copia total o parcial de información importante del disco duro, CDs, bases de datos u otro medio de almacenamiento. Esta copia de respaldo debe ser guardada en algún otro sistema de almacenamiento. Los backups se utilizan para tener una o más copias de información considerada importante y así poder recuperarla en el caso de pérdida de la copia original.


Base de datos

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento,


Cab (comité asesor de cambio)

grupo conformado por el Profesional Especializado, Profesional Universitario del Grupo de Servicios Tecnológicos; el coordinador de gestión de cambios; el coordinador de los Servicios Informáticos; y el(los) representante(s) de los usuarios afectados por el cambio cuando sea necesario. Se encarga de evaluar el impacto y autorizar los cambios en donde se requiera su intervención.


Calidad

Atributo del servicio público de la educación en general y, en particular, al modo cómo ese servicio se presta, según el tipo de institución de que se trate.


Cancelado

Condición que adquiere aquel estudiante que hace uso de lo establecido en el artículo 85 del Reglamento Estudiantil y de Normas Académicas, Acuerdo Superior No. 008 de 2003.


Canje

Se refiere al intercambio de libros o revistas que se realiza entre instituciones o bibliotecas.


Caracteres descritos en campo

Información que se pierde o cambia al colectar la planta, por ejemplo: • Hábito: Porte o apariencia de la planta (hierba, arbusto, árbol, bejuco, epifita, etc.). • Altura: Distancia vertical desde el suelo hasta la parte más extrema de la copa, estimada visualmente en metros. • Exudados: Presencia y descripción del tipo de exudado en cuanto a la consistencia, color, cantidad y forma de secreción (puntos, rayas, indefinido). • Olor: Describir características (leve o fuerte, agradable o desagradable, similitud a algo conocido comúnmente, etc.).


Catalogación

Describe el documento de forma única, a partir de sus datos más importantes en los cuales se definen los puntos de acceso para su posterior identificación y recuperación, como son autor, título, editorial entre otros. Estos conjuntos de datos son consignados de manera normalizada, aplicando las normas ISBD (International Standard Bibliographic Description), siendo estas un instrumento de comunicación internacional. Se basa en las AACR, Reglas de Catalogación Angloamericas.


Catálogo de servicios

Documento que contiene los servicios de TIC disponibles y que pueden ser requeridos por los usuarios


Categoría de reserva

Categoría a la que pertenece el material que se presta por horas, para nuestra institución, el préstamo se hace por un periodo de 48 horas y el material aquí incluido es: Libros de Reserva, CD y Videos.


Causa raíz

Causa verdadera que origina un problema.


Certificado on line

Certificado que expide Grupo de Admisiones, Registro y Control Académico de la Universidad, el cual debe ser solicitado y descargado a través de la página Web http://admisiones.unimagdalena.edu.co


Chip

(Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública.) Es un mecanismo informático utilizado por la Contaduría General de la Nación para el reporte de la información contable y presupuestal, con el fin de realizar la consolidación de información financiera del país.


Ciclo propedéutico

Es el proceso mediante el cual un egresado de un programa técnico profesional o tecnológico o que posee certificación en competencias laborales de la Universidad y desea ingresar a otro programa de la institución y que tiene derecho al estudio de homologación, según la norma vigente


Clasificación

Es un código alfanumérico que se coloca de manera visible, normalmente en el lomo del libro, y permite su localización física en la estantería de la biblioteca. Se compone de números que indican grandes áreas temáticas y permiten una ordenación general numérica; letra en mayúscula que indica la inicial del apellido del autor y permiten una ordenación alfabética y letras en minúscula que indican el título de la obra. Se basa en el Sistema de Clasificación Decimal Dewey para la asignación de las signaturas topográficas respectivas


Cliente de la auditoría

Organización o persona que solicita la auditoría.


Cmdb

Base de datos utilizada para para almacenar registros de configuración durante todo su ciclo de vida. Cada CMBD contiene atributos de CI’s y relaciones con otros CI’s.


Codificación de proyectos

Es un número o código que se le asigna al proyecto de investigación aprobado, con el fin de poder hacerle un seguimiento en la ejecución del mismo.


Colección biológica

Conjunto de especímenes de la diversidad biológica preservados bajo estándares de curaduría especializada, debidamente catalogados, mantenidos y organizados taxonómicamente, de conformidad con lo establecido en el protocolo de manejo respectivo, bajo la administración de una persona natural o jurídica.


Colección general

Es la colección conformada por el material que se prestan por un periodo de 8 días, tales son: Revistas y libros.


Colector principal

Nombre de la persona a la que corresponde la numeración; anexa la abreviatura utilizada en la numeración de los ejemplares.


Colectores auxiliares

En caso que la colección se haya hecho con ayuda de otros colectores, por favor incluya sus nombres y apellidos.


Comisión intersectorial para el talento humano en salud

Entidad encargada de definir las condiciones y requisitos de los Convenios Docencia-Servicio.


Comité de archivo

Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. (Tomado del Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la Nación – Reglamento General de Archivos).


Competencia laboral

Las competencias laborales se definen como la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público.


Competencias

según el Observatorio Laboral para la Capacidad compleja que integra conocimientos, potencialidades, habilidades, destrezas, prácticas y acciones que se manifiestan en el desempeño en situaciones concretas, en contextos específicos (saber hacer en forma pertinente). Las competencias se construyen, se desarrollan y evolucionan permanentemente.


Comunicaciones oficiales

Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. (Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación).


Conaces

Comisión Nacional Intersectorial para el Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior.


Conclusiones de la auditoría

Resultado de la auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.


Conforme

Es el cumplimiento de un requisito.


Conocimiento

Conjunto de conceptos que debe poseer el funcionario como resultado de sus estudios, experiencias e interacciones con la realidad y que determinan sus reacciones y actuaciones laborales


Consulta de la colección

Acceso a las muestras de la colección, con propósitos de estudio.


Contenedor

Elemento que sirve para contener documentos que van a ser enviados a través de correo o mensajería especializada, pueden ser de diversos materiales y formas: sobres de Manila, sobres para cartas, cajas metálicas y de cartón, cilindros, etc.


Coordenadas geográficas

Incluye la latitud y la longitud del lugar del registro, logrando el mayor nivel de detalle


Copia controlada

Es la copia de un documento sometida a los controles que se describen en este procedimiento, como manera de asegurar al poseedor del documento que cuenta con la última versión de éste.


Copia no controlada

Es la copia de documentos internos con fines formativos o de entrenamiento y lleva el sello “COPIA NO CONTROLADA” o el pie de página “Copia no controlada al imprimir”.


Corrección

Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada (ISO 9000:2000, cláusula 3.6.6). El propósito es resolver el efecto de la no conformidad para tomar una acción correctiva posteriormente.


Correspondencia

Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la entidad, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.


Cortes

Se refiere a las horas en las que se termina el acopio de comunicaciones oficiales, a fin de ser distribuidas en las dependencias respectivamente donde se encuentren dirigidas.


Créditos académicos

Es la unidad que mide el tiempo estimado de actividad académica del estudiante, en función de las competencias profesionales y académicas que se espera que el programa desarrolle.


Criterios de la auditoría

Conjunto de políticas y documentos tales como procedimientos, instructivos, guías o requisitos que se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.


Criterios para la autoevaluación

Son los elementos que inspiran la apreciación de las condiciones iniciales de la Institución y la evaluación de las características de la calidad de los programas objeto de análisis


Cvlac

CvLAC, (Currículum Vitae Latinoamericano y del Caribe), es un software basado en un proyecto estratégico de cooperación técnica de la Coordinación de investigaciones de la Organización Panamericana de la salud (OPS). Al mismo tiempo, es un espacio común de integración e intercambio de información de los currículos, de todas aquellas personas que forman parte de los sistemas de ciencia, tecnología e innovación.


Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.


Dato privado

Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.


Dato público

Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.


Dato semiprivado

Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.


Datos sensibles

Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.


Delegado del mantenimiento

Persona a cargo de ejecutar el mantenimiento, interno u Outsourcing.


Demandantes

son las empresas que demandan mano de obra.


Desarrollo de la colección bibliográfica

se refiere a identificar la fortaleza y debilidad de la colección bibliográfica en términos de las necesidades de información de los usuarios, con el propósito de corregir las debilidades existentes.


Descarte

consiste en la remoción de una unidad de la colección activa de la biblioteca, con el propósito de desincorporarla o de enviarla a un depósito.


Desempeño

Son el conjunto de acciones cuya realización es indispensable para el logro de los objetivos específicos de un plan, proyecto o programa.


Detección temprana

Conjunto de actividades que permiten identificar en forma oportuna la enfermedad; Incluyan los programas como: planificación familiar, prevención del cáncer de cérvix y seno, agudeza visual, control prenatal, enfermedades de transmisión sexual, enfermedades de notificación obligatoria.


Determinación de ejemplares

Ubicación de una muestra desconocida en la categoría taxonómica a la que corresponde.


Diagnóstico

se refiere básicamente a los mecanismos que nos permiten determinar por diversas razones qué material debe ser descartado por ser obsoleto; sustituido por otros ejemplares o formatos; reubicado por el crecimiento de la colección; así como diseñar las medidas necesarias de conservación y restauración del mismo.


Diagramación

También llamada maquetación, es un oficio del Diseño editorial que se encarga de organizar en un espacio, contenidos escritos, visuales y en algunos casos audiovisuales (multimedia) en medios impresos y electrónicos, como libros, diarios y revistas.


Dippro

Dirección Prácticas Profesionales.


Director activo

Servicio de directorio de una red de Windows que permite organizar y administrar recursos como cuentas de usuario


Directorio activo institucional

Servicio establecido en servidor(es) en donde se crean objetos tales como usuarios, equipos o grupos con el objetivo de administrar los inicios de sesión en los equipos conectados a la red.


Documento maestro

Informe con fines de solicitud de registro calificado (Programas de pregrado y postgrados) o registro (Programas para la formación y el Desarrollo Humano, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 1075 del 2015 del Ministerio de Educación Nacional.


Documento obsoleto

Corresponde a los documentos que ya no están vigentes para la ejecución de actividades en la Institución.


Dra

Informe de descuentos por rendimiento académico. Contiene todos los tipos de descuentos aplicados a cada estudiante de la modalidad de pregrado presencial de la Institución.


Egresado

Es aquella persona que estuvo matriculada en un programa académico de pregrado o postgrado, culminó sus estudios, pero que aún no ha recibido el título correspondiente.


Egresado graduado

Es aquella persona que estuvo matriculada en un programa académico de pregrado o postgrado, culminó sus estudios y obtuvo el título correspondiente.


Ejemplar de herbario

Muestra de una planta seca (completa o partes de ella), preparada de acuerdo con estándares técnicos establecidos para ser incluida en un herbario.


Empleador

Es la persona que dirige su propia empresa económica o ejerce por su cuenta una profesión u oficio, utilizando uno o más trabajadores remunerados (empleados u obreros).


Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.


Encuadernación

Cuando el material presenta pastas o cubiertas despegadas, sin pastas, cuadernillos descosidos, más 10 hojas sueltas, mutilados. Se envían a un taller de encuadernación para colocarles pasta dura.


Equipo de baja

los recursos que por su estado y antigüedad no pueden seguir realizando las funciones dentro del servicio.


Error conocido

Es un problema cuya causa raíz ha sido documentada y existe por lo menos una solución temporal o definitiva. Se almacena en la FAQ del sistema OTRS.


Estados financieros

Son los resultados consolidados del proceso contable, los cuales revelan la situación, actividad y flujos de la Universidad a una fecha y periodo, que responden al interés y necesidad de los usuarios, fundamentados en el Régimen de Contabilidad Pública expedida por la Contaduría General de la Nación.


Estudiante antiguo

Es aquél que posee registro de calificación en el sistema de información y no posee estado FBRA, graduado o cancelado.


Etaaap

Equipo de Trabajo de Autoevaluación, Acreditación y Aseguramiento de la Calidad de Programas.


Evaluación

Es el proceso de comparar los resultados obtenidos con los objetivos formulados, con base en dicha comparación se produce información objetiva que sirva para la formulación de acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento, y además se constituye en información para la toma de decisiones referentes a cambios en la organización.


Evaluación de competencias

Es una apreciación sistemática del desempeño de cada persona en función de las actividades que cumple, de las metas y resultados que debe alcanzar y de su potencial de desarrollo. Es un proceso que sirve para juzgar o estimar el valor, la excelencia o cualidades de una persona y sobretodo su contribución a la organización.


Evaluación de la colección

Es el proceso por medio del cual podemos determinar si la colección de la biblioteca está acorde con sus propósitos, ya que cualquier colección se establece con un fin determinado (apoyar con material bibliográfico las funciones sustantivas de la institución), y por ende la evaluación se basará en la comparación de las necesidades de información de la comunidad y que la biblioteca tiene que satisfacer, con los resultados obtenidos del estudio, por lo que la evaluación de la colección debe concebirse como un proceso continuo y no como una actividad ocasional.


Evaluación externa o evaluación por pares académicos

Es la valoración que hace el evaluador; utiliza como punto de partida la autoevaluación, verifica sus resultados, identifica las condiciones internas de operación de la institución o de los programas y concluye en un juicio sobre la calidad de una u otros.


Evidencia de la auditoría

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría u oportunidades de mejora.


Evidencia objetiva

Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo, la cual se puede obtener por medio de la observación, medición, ensayo / prueba u otros medios.


Experto técnico

Persona que aporta experiencia o conocimiento específicos con respecto a la materia que se vaya a auditar. La experiencia o conocimientos técnicos incluyen conocimientos o experiencia en la organización, proceso o actividad a ser auditada, así como orientaciones lingüísticas o culturales. Un experto técnico no actúa como un auditor en el equipo auditor.


Factibilidad del programa

Se entiende como la viabilidad económica del programa en su relación costos – beneficios.


Faq

Base de datos de solución de incidentes y Problemas.


Fbra

Fuera por Bajo Rendimiento Académico


Fecha de colecta

Incluye día, mes y año (dd/mm/aaaa).


Focalización de programas

Es el acto mediante el cual el Consejo Académico identifica en los programas condiciones previas para iniciar el proceso de Acreditación por alta calidad.


Gar

Sigla utilizada para identificar el Grupo de Admisiones, Registro y Control Académico, encargada de los procesos académicos de los estudiantes y docentes de esta institución


Graduado

Estudiante que ha egresado de algún programa académico ofrecido por la institución


Gruplac

GrupLAC (Grupo Latinoamérica y del Caribe), es un software originalmente desarrollado por el Grupo Stela de la Universidad Federal de Santa Catarina, cuyo objetivo es mantener un directorio de los Grupos de Investigación, Instituciones e Investigadores que participan activamente en el desarrollo de nuevas estrategias en el ámbito de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación.


Grupo de investigación

Se define Grupo de Investigación científica o tecnológica como el conjunto de personas que se reúnen para realizar investigación en una temática dada, formulan uno o varios problemas de su interés, trazan un plan estratégico de largo o mediano plazo para trabajar en él y producen unos resultados de conocimiento sobre el tema en cuestión. Un grupo existe siempre y cuando demuestre producción de resultados tangibles y verificables fruto de proyectos y de otras actividades de investigación convenientemente expresadas en un plan de acción (proyectos) debidamente formalizado.


Habilidades

Conjunto de destrezas motoras y procesos racionales requeridos para el desempeño laboral


Hábitat

Incluye una descripción general de las características del hábitat en el que se colecto la planta; por ejemplo, tipo de vegetación o estado de conservación.


Hallazgos de auditoría

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada y comparada frente a los criterios de auditoría, con el fin de analizarlas y calificarlas para establecer de si se tratan de no conformidades, observaciones o conformidades (que se quedan a nivel de simple hallazgo).


Help desk

Mesa de servicio habilitada para el reporte de incidentes, ya sea a través de línea telefónica, correo electrónico o formato web. Es el primer punto de contacto para los usuarios cuando ocurre un incidente


Icetex

Instituto Colombiano de Créditos Educativos y Estudios Técnicos en el Exterior.


Idea

Sigla utilizada para identificar al Instituto de educación a distancia y formación para el trabajo de la Universidad, encargado de ofertar programas académicos a distancia


Impacto

Grado de desviación sobre la operatividad normal del servicio, generalmente se define en términos de número de usuarios y de procesos misionales afectados


Incentivos

Es la retribución, premio o reconocimiento por los servicios del alguien, debido a su desempeño en la organización


Incidente

Se define como una interrupción, potencial interrupción o degradación en la calidad de los servicios de TIC, que se encuentre en un ambiente productivo y dentro del Catálogo de Servicios


Inducción general

Aquella que se realiza a estudiantes de primer semestre, y donde se les explica la manera de hacer uso de los servicios, restricciones que existen, el horario en que se prestan los servicios y los encargados de suministrarlos.


Información

Conjunto de datos, hechos, planes, proyectos, programas, objetos, relaciones y situaciones que constituyen el ambiente de trabajo y las operaciones de los procesos propios de la tarea que se presentan al funcionario y que éste debe comprender, retener y utilizar en relación a su trabajo.


Información pública

Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.


Información pública clasificada

Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semi-privado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado por daño de derechos a personas naturales o jurídicas.


Información pública reservada

Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos.


Informe de autoevaluación

Contiene el resultado de los análisis y juicio sobre el cumplimiento de las características de calidad y el servicio que ofrecen; es construido por el equipo de trabajo de autoevaluación, acreditación y aseguramiento de calidad integral del programa, con base en los lineamientos señalados por el CNA para tal fin.


Inscritos

Personas que aspiran a ingresar a la Universidad en un período académico determinado y cumplen con los pasos de registro de información y selección de programa que desea realizar en la institución


Inspección

Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada cuando sea apropiado por medición, ensayo / prueba o comparación con patrones.


Institulac

InstituLAC es un servicio de Colciencias, que contiene la información de la conformación y detalles de instituciones relacionadas en la Red ScienTI: (CvLAC, GrupLAC, DocLAC, Oferta Elite, etc.). InstituLAC permitirá al actor institucional, definir y mantener la información que oriente su presencia institucional en la plataforma.


Insumos devolutivos

Son los insumos de propiedad del ente público que se encuentran en uso de las dependencias para el desarrollo de su función.


Insumos no devolutivos

Son los insumos fungibles que se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos.


Inventario físico por dependencia

El inventario físico o material lo constituyen todas las existencias verificables que se encuentren físicamente en las instalaciones de la dependencia teniendo en cuenta los factores descriptivos de los artículos, cantidad y valor.


Inventario general

Consiste en el registro ordenado, completo y detallado de los bienes que integran el patrimonio de la Universidad.


Investigador principal

Es la persona responsable de la adecuada administración y acción operativa en el marco del desarrollo de un proyecto de investigación


Issn

Según la Biblioteca Nacional de Colombia el ISSN es un número internacional normalizado para publicaciones seriadas, que tiene como propósito identificar las publicaciones seriadas.


Joven investigador

Estudiantes pendientes de ceremonia de grado o profesional graduado de la Universidad del Magdalena que se vincula a un grupo de investigación reconocido y que ejecuta un proyecto de investigación asociado a su proceso de formación bajo la dirección o tutoría de un investigador del grupo


Laboratorio

Es la unidad académica compuesta por talento humano y recurso físicos que comprende instalaciones, instrumentos, aparatos, máquinas y materiales destinados a la experimentación, a prácticas de investigación, formación y prestación de servicios en uno o varios campos del saber


Lector biométrico

Dispositivo electrónico utilizado para el reconocimiento de la huella dactilar de los estudiantes de la Universidad del Magdalena.


Licencia de software

Es la autorización o permiso concedido por el titular del derecho de autor para el uso del mismo


Localidad

Procedencia geográfica del registro biológico hasta el mayor nivel de detalle posible; incluye la información del país, departamento, municipio, corregimiento, vereda, inspección de policía y metros sobre el nivel del mar.


Mantenimiento

Actividad encaminada a asegurar la continuidad y funcionalidad de todos los activos físicos, garantizando que realicen la labor para la cual fueron asignados.


Material bibliográfico en mal estado

Material con una o varias de las siguientes características: mojado, mutilado, rayado, deshojado, desempastado.


Material restringido

Se considera restringido, aquel material que no es posible de recuperar (tesis, Colección Germán Bula Meyer, CORPES) o aquel material cuyo valor excede un salario y medio mínimo mensual legal vigente.


Matriculados

Estudiantes que cuentan con registro financiero en un período determinado


Mejora continua

Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos (ISO 9000: 2000, cláusula 3.2.13)


Memorias de eventos científicos o académicos

Las memorias son una compilación de los artículos/ponencias presentadas en un evento científico o académico (Congreso, simposio, talleres, jornadas, etc.)


Men

Sigla empleada para reconocer el Ministerio de Educación Nacional


Microdiseño

Es un documento donde se define la guía del diseño curricular particular de un curso, en el cual se definen las actividades y experiencias de aprendizaje que permitan el logro y la evaluación de los objetivos planteados para la adquisición de competencias, a través del desarrollo del curso.


No conformidad

Es el incumplimiento de un requisito.


Nombre del proyecto

Incluye el nombre del proyecto o investigación en marco del cual fueron colectados los ejemplares.


Nuevo

Persona que ingresa a la Universidad del Magdalena como estudiante en primer semestre


Número de colección

Número al que corresponde cada uno de los ejemplares, de acuerdo a la numeración del colector principal.


Oap

Oficina Asesora de Planeación


Observación

Hallazgo de auditoría, el cual indica una situación que conlleva una oportunidad de mejora o un riesgo potencial de constituirse en No Conformidad.


Observatorio laboral

Fuente de información que reúne variedad de datos para interpretar las relaciones entre el mundo de la educación superior y el mundo laboral. Fue concebido para orientar, de manera más acertada, políticas de la educación, mejoramiento de la calidad de los programas que ofrecen las instituciones y decisiones de los estudiantes frente a los estudios a seguir. El Observatorio consolida información sobre la inserción y las condiciones laborales de los profesionales en Colombia. Esta información proviene de diversas bases de datos: gubernamentales, como el Ministerio de Protección Social, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el ICETEX y la Registraduría Nacional; de organismos e instituciones del sector, como COLFUTURO, y de los registros de graduados provenientes del SNIES.


Oferentes

se les denomina a los egresados graduados.


Oficinas remitentes

Son el conjunto de Dependencias de la Institución que en un momento determinado asumen el rol de emisor o remitente de un mensaje escrito, considerado como comunicación oficial.


Orden de trabajo (ot)

Actividad de Mantenimiento que implica planeación, utilización de recursos, gasto, real y responsable, orientada a mejorar el funcionamiento de un activo específico.


Otrs

Es un sistema de información libre para el seguimiento y atención de incidentes basado en tickets


Outsourcing

Son los servicios contratados con terceros aplicados a las actividades de este procedimiento.


Par académico

Universitarios que por su alto nivel académico son escogidos por el MEN como evaluadores externos de la calidad académica de los programas.


Pertinencia

Capacidad de responder adecuadamente a las necesidades de la comunidad universitaria y aquellas que el Estado y la sociedad demanden.


Pertinencia académica

Se entiende como la coherencia de los objetivos del programa con las directrices y propósitos institucionales de la Universidad.


Pertinencia en los programas de salud

Se entiende como la característica de un programa educativo en el área de la salud para responder a los requerimientos de formación en coherencia con los avances del conocimiento y la tecnología en el área del saber correspondiente de manera que den respuesta a las necesidades y problemas de salud de la población, ya sean actuales o previsibles el futuro.


Plan de mantenimiento

Programación de las actividades anuales de mantenimiento que buscan reducir los fallos, horas de parada, deterioro en la calidad del servicio y de los equipos, así como racionalizar los costos asociados con el mantenimiento de los ambientes de trabajo.


Plan de mejoramiento

Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto, o contrato específico.


Planes de estudio

Se denomina Plan de Estudios al Conjunto de Cátedras, actividades o cursos obligatorios, electivos y de actividades complementarias, con su respectiva asignación de créditos académicos y su relación armónica de requisitos, que hacen parte de un programa académico.


Préstamo de equipos audiovisuales

Realizar la entrega del recurso audiovisual reservado.


Principio de máxima publicidad para titular universal

Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la Ley 1712 de 2014


Prioridad

Es la secuencia, en orden de importancia, en que se tratarán los incidentes. Se define con base en el impacto y la urgencia


Problema

Se define como la causa desconocida de uno o más incidentes.


Programa académico

Corresponde a la oferta educativa en los niveles de pregrado y postgrado que se desarrollan a partir de proyectos educativos para la formación, mediante planes de estudios que comprenden el ejercicio de una ocupación, profesión o disciplina determinada, de naturaleza técnica, tecnológica o científica.


Programa de auditoría

Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.


Protección especifica

Conjunto de actividades que garantizan la protección de los individuos sobre un riesgo especifico; Incluyen los programas de Salud Oral, Plan Amplio de inmunización.


Proyecto de investigación

Se define Grupo de Investigación científica o tecnológica como el conjunto de personas que se reúnen para realizar investigación en una temática dada, formulan uno o varios problemas de su interés, trazan un plan estratégico de largo o mediano plazo para trabajar en él y producen unos resultados de conocimiento sobre el tema en cuestión. Un grupo existe siempre y cuando demuestre producción de resultados tangibles y verificables fruto de proyectos y de otras actividades de investigación convenientemente expresadas en un plan de acción (proyectos) debidamente formalizado


Proyecto educativo

Constituye la guía técnica que orientará el desarrollo integral de la Institución.


Pruebas duras

También llamadas galeras son una muestra preliminar de cómo quedarán las impresiones finales del material a publicar


Ptd

Plan de Trabajo Docente. Formato utilizado para registrar las distintas actividades del docente de planta y ocasional de la Universidad del Magdalena.


Publicar o divulgar

Poner a disposición en una forma de acceso general a los miembros del público e incluye la impresión, emisión y las formas electrónicas de difusión.


Radicación

Es el procedimiento por medio del cual, la entidad asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. (Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación).


Readmisión

Es el proceso mediante el cual una persona solicita su ingreso a un programa académico del cual fue estudiante en la Universidad del Magdalena, siempre y cuando su retiro haya sido motivado por causas diferentes al bajo rendimiento académico o sanción disciplinaria vigente. Según lo establece la norma. Cuando el estudiante por lo menos haya cursado el primer semestre académico obteniendo un promedio ponderado en el semestre igual o superior a trescientos veinte (320) puntos y desee retirarse una vez finalizado el semestre académico se le reservará el cupo por cuatro (4) períodos académicos consecutivos, siempre y cuando el programa se oferte


Recurso

Equipo que está destinado a prestar un servicio a la comunidad Universitaria.


Recurso audiovisual

Son todas aquellas herramientas y equipos de apoyo audiovisual que dispone la universidad para el uso en labores académicas, de investigación, de extensión y administrativa, que facilita la comunicación entre emisor y receptor de la información


Recursos electrónicos

Corresponden a las Bases de Datos en línea y los Portales Web a los que se encuentra suscrita la Universidad del Magdalena por intermedio de la Biblioteca, a los cuales se puede acceder haciendo uso de la página Web de la biblioteca en: http://biblioteca.unimagdalena.edu.co/ en el link recursos electrónicos/Bases de datos.


Registro

Es el procedimiento por medio del cual, la entidad ingresa en su sistema manual o automatizado de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y/o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. (Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación).


Registro calificado

Acto administrativo otorgado por el MEN a través del cual se autoriza a una IES la oferta y desarrollo de un programa académico de educación superior.


Reparación

Cuando el material presenta hojas sueltas, rasgadas o lomo despegado. Se realiza dentro de la dependencia de procesos técnicos.


Reposición

Cuando el material ingresa a la Biblioteca por pérdida cuando se encuentra prestado a un usuario y le corresponde pagarlo.


Reposición de material bibliográfico

Para la preservación del acervo bibliográfico, el material a reponer por extravío o deterioro, debe ser el un ejemplar nuevo, con el mismo título, del mismo autor y en la última edición. En caso de no encontrarlo con estas características porque el título no se encuentra en el mercado, será repuesto por el título que sugiera, mediante comunicación escrita, el Director del Programa al cual pertenece dicho material.


Reservar equipos audiovisuales

Destinar un recurso audiovisual en respuesta a una solicitud de un usuario.


Resolución

Acto Administrativo expedido por el Rector y/o sus delegados. (Estatuto General y Resolución Rectoral 884 de 2013).


Responsable de la información

Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la información para efectos de permitir su acceso.


Responsable de la producción de la información

Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad interna, o al nombre de la entidad externa que creó la información.


Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los mismos.


Resultados

Es el producto esperado del desempeño del trabajo, desde el punto de vista de una empresa con un propósito definido.


Rfc

Request For Change (Requerimiento de Cambio), es una propuesta formal para que se realice un cambio en la infraestructura tecnológica. Una RFC incluye detalles del cambio propuesto.


Rollout

Es una serie de actividades previstas dentro de la solicitud de cambio.


Saces

Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior.


Sala virtual

Es una sala que cuenta con el servicio de Internet para toda la comunidad universitaria, en donde pueden realizar investigaciones académicas en la Web o hacer uso de los recursos electrónicos a los que se encuentra suscrita la Universidad del Magdalena por intermedio de la Biblioteca.


Samco

Sistema de Apoyo al Mejoramiento Continuo


Seguimiento

proceso mediante el cual las Instituciones de Educación Superior – IES -, desarrollan actividades para investigar, sistematizar y mantener información actualizada de los destinos de los graduados en el ejercicio de su profesión, determinar las áreas de desempeño, los logros obtenidos, y su impacto en la Sociedad.


Sello de radicación

Es el sello que estampa el número de radicación de cada documento tramitado a través del sistema de Filtro Centralizado de Correspondencia, así como también la fecha y la hora de su trámite.


Semillerista

Es un estudiante de pregrado de la Universidad que se vincula a un grupo de investigación reconocido con el fin de iniciarse en la formación de competencias investigativas y apoyar el desarrollo de las actividades del grupo.


Semillero de investigación

Es un colectivo de estudiantes de pregrado orientado por un grupo de investigación reconocido, el cual tiene como propósito el desarrollo de competencias investigativas y científicas mediante su participación en las actividades de investigación del mismo.


Serie documental

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.


Servicio no conforme

Incumplimiento de un requisito asociado a la prestación del servicio.


Sia

Es el software utilizado por las Contralorías de los Departamentos para facilitar el análisis de la información disminuyendo costos y tiempos en el proceso de revisión de cuentas y planeación de auditorías, facilita además la rendición de cuenta de los sujetos a la Contraloría, generando un nuevo espacio para compartir información con otras entidades del Estado.


Siare

Sistema de Información para la Administración de los Recursos Educativos, al cual puede acceder a través de la página http://siare.unimagdalena.edu.co Canal o medio por el cual se solicita en préstamo los recursos


Sieg

Sistema de Información para Egresados y Graduados


Sil

Sistema de Intermediación Laboral.


Simultaneidad

Es el proceso mediante el cual un estudiante puede cursar de forma simultánea en la Universidad del Magdalena, dos programas de pregrado de la misma o de diferente facultad.


Sinap

Sigla utilizada para identificar el Sistema de Información Financiero utilizado en las actividades inherentes a la Dirección Financiera, se define como un sistema para la Planeación de Recursos Empresariales, lo que se conoce con el nombre de ERP (Enterprise Resource Planning), el cual se encuentra orientado en su totalidad al manejo de procesos (flujos de trabajo) desde la planificación de los recursos hasta su posterior recaudo y desembolso. Es una herramienta completamente desarrollada para suplir las necesidades vigentes y futuras de las entidades públicas en lo referente a la administración y planificación de sus recursos.


Sistemas de información informáticos

conjunto de archivos automatizados, programas, soportes y equipos empleados para el almacenamiento y tratamiento de datos digitales


Snies

Sistema Nacional de Información de la Educación Superior


Software

Son todos aquellos componentes intangibles de una computadora.


Software especializado

Programa informático para uso de un área específica.


Soporte documental

Art 3 Ley 594 del 2000. Las entidades del estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: Organización archivística de los documentos. Relación de estudios técnicos para la adecuación, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema


Spadies

Sistema para la Prevención de la Deserción de la Educación Superior


Subserie documental

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.


Sue

Sistema Universitario Estatal


Tabla de retención documental

Listado de series con sus correspondientes subseries y tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.


Tablas de retención

Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.


Temáticas

Entiéndase por temática el contenido específico del libro o material bibliográfico, por ejemplo: Fisiología Vegetal y Fisiología de las Plantas. No corresponden a la misma temática: Teoría y Problemas de Geometría Analítica y Fundamentos de Geometría Analítica. Es importante mencionar que la temática se puede determinar de acuerdo con la signatura topográfica que es dada bajo la Clasificación Internacional Dewey.


Tipo documental

Unidad documental simple.


Titular

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.


Transferencia

Es el derecho para acreditar en la Universidad, los créditos aprobados en los programas debidamente acreditados de educación superior reconocidos por el estado


Transferencia documental

Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas. (Tomado del Archivo General de la Nación).


Traslado

Es el proceso mediante el cual un estudiante activo de la Universidad del Magdalena puede optar por cambiar de programa académico con el reconocimiento de créditos cursados en su programa de origen


Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.


Unidad documental

Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.


Urgencia

La demora aceptable para el usuario o el proceso misional. ¿Cuán rápido se requiere la solución?


Usuario

Es la persona que solicita la disponibilidad del recurso y efectúa el trámite de reserva y es el responsable del recurso audiovisual que se suministra mediante las actividades que se describen en el presente documento


Usuario moroso por devolución de material bibliográfico en mal estado

Usuario que, al devolver el material prestado, éste no tenía un estado físico que permita conservarlo en el acervo bibliográfico para la prestación del servicio


Usuario moroso por la no devolución del material

Es el usuario que ha tenido en préstamo y no ha hecho devolución del material por un período superior a dos meses.


Vacantes

son las ofertas laborales presentadas por los demandantes.


Validez del programa

Se entiende como el cumplimiento de requisitos legales del programa académico.


Valoración documental

Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.


Valores

Conjunto de cualidades que pertenecen a nuestra naturaleza como personas y que, en cierto sentido, nos humanizan, porque mejoran nuestra condición de personas y perfeccionan nuestra naturaleza humana.


Verificación

Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se ha cumplido los requisitos especificados. Donde el término “verificado” se utiliza para designar el estado correspondiente. Esta confirmación puede comprender acciones tales como: • La elaboración de cálculos alternativos • La comparación de una especificación de un diseño nuevo con una especificación de un diseño similar probado. • La revisión de los documentos antes de su liberación.


Verificación de control

Es la confrontación de la información recolectada, mediante la observación y la entrevista, para verificar para ver si las actividades, responsabilidades, competencias y perfiles corroboran la información suministrada en el formato de evaluación


Voucher

Es la colilla que se tramita y sirve como constancia del trámite de envío de comunicaciones oficiales, a través de empresas de mensajería especializada.


Workaround (solución temporal)

Es una solución que se aplica para eliminar o reducir el impacto de un incidente, para el cual no se tiene todavía, una resolución definitiva o completa. Normalmente requiere intervención manual.