Universidad del Magdalena

Son funciones del Grupo de Gestión Documental, de conformidad con lo establecido en la Resolución No. 145 de 2012:

1. Aplicar el programa de gestión documental a fin de garantizar que la administración, manejo y operación se den de conformidad con las normas, procesos e instrucciones legales.
2. Administrar y velar por la aplicación de los procedimientos y actividades durante el ciclo vital del documento, de conformidad con los flujos de información, los formatos establecidos y las orientaciones de cuidado y protección ambiental.
3. Conocer y aplicar las normas, orientaciones metodológicas y demás instrucciones impartidas por el Archivo General de la Nación para garantizar una gestión documental eficiente, eficaz y efectiva.
4. Aplicar las normas y procedimientos aprobados para la administración documental y memoria institucional del archivo.
5. Conservar y velar por los documentos y realizar la numeración consecutiva de los actos que expida el Consejo Superior, el Rector y demás instancias competentes.
6. Abrir y mantener actualizados los expedientes que le sean asignados.
7. Realizar la depuración documental, atendiendo las normas y procedimientos establecidos.
8. Aplicar y velar por el cumplimiento del procedimiento y normas para el préstamo y consulta de documentos.
9. Facilitar a los usuarios internos el préstamo de documentos.
10. Mantener y actualizas las Tablas de Retención Documental de la Universidad, de conformidad con los procedimientos y normas vigentes.
11. Efectuar la selección, clasificación  y transferencia de los Fondos Documentales Históricos al Archivo General de la Nación, de conformidad con las normas sobre la materia.
12. Efectuar la selección, clasificación y eliminación de documentos de conformidad con las Tablas de Retención Documental, las normas y el procedimiento vigente.
13. Coordinar con el Área competente la compilación, administración y custodia de la información mediante la utilización de tecnologías de la información y la comunicación.
14. Velar porque los elementos de seguridad el Archivo estén actualizados y en perfecto estado.
15. Expedir y autenticar las copias de los actos administrativos expedidos por la Universidad.
16. Diseñar y aplicar el sistema de control interno correspondiente a los procedimientos ejecutados en el grupo de trabajo.
17. Establecer indicadores de evaluación para el desempeño y la gestión del grupo de trabajo.
18. Cumplir con las responsabilidades y deberes del Sistema de Gestión de la Calidad.
19. Realizar evaluaciones en procesos de contratación se le asignen por parte del funcionario competente.
20. Las demás que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente de acuerdo con el área de desempeño del Grupo de Trabajo.